אין זה משנה עם כמה לקוחות ועמיתים אתם אמורים להיפגש, טיסה לחו"ל לנסיעת עבודה יכולה להיות חוויה בודדה למדי. היא יכולה גם ליצור לחץ על מערכות היחסים עם יקיריכם בבית.
כדי להילחם בבידוד זה, מספר גדל והולך של אנשים בנסיעת עסקיים שוקלים לצרף את המשפחה – או את חלקה – לנסיעת עבודה, כפי שמעידים מחקרים חדשים של (American Express Global Business Travel (GBT ואיגוד מנהלי הנסיעות התאגידיות.
על פי המחקר, "איזון כלי נסיעות עסקיות ומדיניות לחוויית הנוסע" – “Balancing Business Travel Tools & Policy for the Traveller Experience” – 38% ממנהלי הנסיעות ברחבי אזור אסיה-פסיפיק דיווחו על עלייה בפניות העובדים בהקשר של הזמנת משפחה להצטרף לנסיעת עבודה.
"צירוף המשפחה לנסיעת עסקים יכולה להפוך את המסע למהנה יותר ולצמצם את תחושות הניתוק", אמר ג'ו סולי, סגן נשיא ומנכ"ל אזורי בחטיבת אוסטרליה ודרום-מזרח אסיה של GBT. "כמובן חיוני שזמן המשפחה לא יסיח את דעתו של איש העסקים או יפריע ליעדים העסקיים של נסיעת עבודה".
מצדם של בני המשפחה, נסיעת עסקים בכלל והצטרפות למשתתף בכנס בפרט, יכולה להיות מושכת במיוחד. כנסים, למשל, מתקיימים מדי שנה בעיר אחרת, בדרך כלל בערים תיירותיות המציעות גם סיורים לפני הכנס ואחריו לבני משפחה המתלווים לנציגים שיהיו ספונים ימים ארוכים בהרצאות וב"מינגלים" בתחום עבודתם, בעוד הנספחים חופשיים לטייל ולפקוד את החנויות והקניונים ללא רגשי אשם.
דורון חדד, סמנכ"ל השיווק של חברת תלמה תיירות, שעיקר עיסוקה הוא בתחום התיירות העסקית, אומר שהתופעה של נספחים לנסיעות עסקים אכן מתרחשות מזה שנים. "אנחנו רואים תנועה של אנשי עסקים שמשלבים משחקי כודרגל, הצגות או סופי שבוע של חופשת סקי ומצרפים בני זוג או אחרים, בעיקר אם מדובר בנסיעת עבודה קצרה יחסית", הוא מסביר, "אם איש עסקים – או אשת עסקים – נוסעים לכנס של חמישה ימים, הכולל גם כמה אנשים מהעבודה תוך דילוגים לערים נוספות, אז זה אולי קצת יותר בעייתי".
לדבריו, לפופולריות הגדלה של התופעה של צירוף בן משפחה או גם ילד לנסיעת עבודה, תורמת העובדה שהמלון משולם על ידי העבודה ואת כרטיס הטיסה אפשר לרכוש בנקודות של חברות התעופה. כך שכיום, הגעה יום קודם לחחילת כנס, למשל, הארכת זמן השהיה כמה ימים אחריו, כולל צפייה במשחקי כדורגל ומופעים ונסיעות המשך לשהות ביעד תוך צירוף בני משפחה "נעשתה מאד פופולרית", הוא אומר. חדד מוסיף שתלמה מספקת את כל השירותים המבוקשים בנסיעה כזו, כמו התאמת הטיסות לבני המשפחה, סידור יום טיול בניו יורק או לונדון או נסיעה לאאוטלט מבוקש, לדוגמה, או כל בקשה אחרת.
כדי לעזור לאנשי עסקים המטיילים בחברת אנשים נוספים לנווט את האיזון העדין הזה כשמשלבים עסקים עם החיים האישיים, הציעו החברות טיפים להוספת בן משפחה (או שניים או שלושה) לנסיעת עבודה.
לברר עם הבוס תחילה
לפני שמתתחילים לעשות תכניות נסיעות עסקיות כלשהן המערבות בן משפחה או מישהו משמעותי אחר, עליך לבקש תחילה את אישור המעביד שלך. זה תלוי במקום העבודה ובתרבותו, שכן הבאת מישהו לנסיעת עבודה, עשויה להיראות כהטבה לעובד שלא עולה לחברה אגורה או, מנגד, כהסחת דעת ממשימת הנסיעה. כדאי לשתף את הבוס לפני כל נסיעה כזו, גם אם זו לא הפעם הראשונה שאתה מצרף מישהו מטעמך לנסיעה.
כשאתה מציע את הרעיון לממונה עליך, הדגש כי ההתחייבויות המקצועיות שלך יהיו בעדיפות ראשונה וששום חובות עבודה לא יוזנחו בגלל נוכחות בן הזוג.
בחירת בית המלון – או הדירה
כאשר אתה מחליט היכן לשהות במסגרת נסיעת עבודה, בראש ובראשונה בחר מלון/דירה הקרוב למיקום הפגישה שלך ונמצא במסגרת מדיניות הנסיעות של החברה. עם זאת, במידת האפשר, בחר גם אירוח שיענה על צרכי בן/בת הזוג. לדוגמה, מלון בקרבת אטרקציות מסוימות, כך שלרשות בן הזוג יעמדו פעילויות רבות בזמן שאתה נמצא בפגישות כל היום. אם ילד מלווה אותך – העדף מלונות עם בריכות.
תוכל גם לבדוק מלון המציע ארוחת בוקר בחינם, כך שבן הזוג יוכל ליהנות מכמה ארוחות בחינם. רעיון נוסף הוא לחפש השכרות של Airbnb (אם הדבר מותר על פי מדיניות החברה, ראו בהמשך) עם מטבח, כך שניתן להכין ארוחות בדירה.
מה שכדאי להבהיר לאדם שמצטרף לנסיעה הוא, שהחברה שלך לא תשלם עבור הוצאות אישיות שלו. כך שבעוד שהם יכולים להפיק תועלת מכל מה שכבר מכוסה על ידי החברה, כגון חדר המלון ומוניות לשדה התעופה וממנו, בסופו של דבר השותף שלך אחראי לכל החיובים הנוספים שלו.
המשמעות היא שעל הנוסע הנוסף לשלם את כרטיס הטיסה, הרכבות והתחבורה הציבורית, כמו גם את חלקו בארוחות ובבילוי שלו. כדי להימנע טעויות כלשהן כשמגיע זמן הגשת הוצאות הנסיעות שלכם, עליכם ועל בן זוגכם לשלם עבור פריטים בנפרד ולשמור עותקים של שתי קבוצות הקבלות, למקרה שתישאלו על כך אי פעם.
ניהול ציפיות
רבים מתלבטים בסוגיה שלפיה העולם המקצועי שלהם מתנגש בחיי המשפחה, על אחת כמה וכמה כשהם נמצאים בנסיעת עבודה בדרכים. יתכן שהנוסע העסקי יצטרך לשנות את מנטליות הנסיעה העסקית הקצבית ולהסתגל לקצב האיטי יותר של המלווים אותו, במיוחד אם גם ילדים נמצאים בסיפור. יידרשו סבלנות גם אם צריך לחכות איתם באזור הפומבי של שדה התעופה עד לעלייה למטוס כי לילדים אין גישה לטרקלין העסקים בנמל התעופה או אם הם לא עוברים אבטחה מהירה מכיוון ששכחו את הכלל של אי העלאת נוזלים למטוס.
באותה מידה, גם בן לווייתך חייב להתאים את ציפיותיו. הוא יבלה את רוב הזמן לבד ואולי גם בערבים, אם יש לך התחייבויות לאחר העבודה עם לקוחות. אז לפני שבן הזוג שלך לנסיעה רוכש את כרטיס הטיסה, שוחח אתו בכנות על איך ייראה הטיול. אם הוא ירגיש בודד בעיר לא מוכרת ואולי מוזנח, אולי לא מדובר ברעיון טוב. אבל אם בן המשפחה או החבר יכול להתמודד עם כמה ימים בחו"ל בכוחות עצמו – התגמול יכול להיות שהנסיעות העסקיות שלך ייתארכו לתוך סוף השבוע, כששניכם תוכלו ליהנות מקצת זמן איכות ביחד.
אם אתה שוקל להוסיף ילדים לתמהיל, הקפד לסכם עם ההורה השני שהילדים הם לגמרי בסמכותו כדי שאתה תוכל להיות מסור לחלוטין לחובות העבודה שלך. ואולי, אם הילדים ידועים כבעלי התנהגות לא קלה, המלווה מדי פעם בהתפרצויות זעם והתפלשות על הרצפה – אולי עדיף לוותר על חברתם בנסיעת עבודה ולפצות אותם אחר כך בחופשה משפחתית.
Airbnb פונה אל הנוסע העסקי
כחלק ממטרתה לפנות גם אל הנוסע העסקי, הודיעה באחרונה חברת השכרת הדירות לטווח קצר Airbnb על רכישת Urbandoor, שלה דירות מרוהטות בשוק המקוון, המציעות שהות לטווח ארוך ומספקות גם שירות. ל-Urbandoor נוכחות ביותר מ-1,500 ערים ביותר מ-60 מדינות.
שתי החברות משרתות שווקים דומים באופנים שונים. בעוד ש-Airbnb עובדת עם בעלי בתים פרטיים, Urbandoor עובדת, בין השאר, עם חברות נדל"ן גדולות ופועלת מול בעלי הבניינים ולא מול השוכרים ומחברת משתמשים "למיליוני דירות מרוהטות לטווח ארוך. Airbnb וכלכלת השיתוף נמצאים כאן כדי להישאר."
בהצהרה באתר של Airbnb צויינה הפופולריות של דירות המספקות גם שירות לשהות ארוכה יותר, במיוחד עבור נוסעים עסקיים במסגרת נסיעת עבודה, המשלבת בין אלמנטים של בית לבין ההטבות של בית מלון כולל חללי כושר, בריכות ושירותי קונסיירז'. בהצהרה נמסר כי הוספת יותר יחידות לינה כאלה ל-Airbnb תחזק את מעורבותה בתחום נסיעות העסקים עם יותר מ-500,000 חברות שמשתמשות בשירותיה, כדי לעזור בניהול הנסיעות העסקיות שלהן.